Затверджено Протоколом Загальних зборів
ГО “Обʼєднання Толока”
від «20» квітня 2023 р.
№ 180420-1
Положення
про супровід та реалізацію проектів
1. Термінологія та визначення
Проект – це задум (завдання, ціль/мета) та необхідні засоби його реалізації з метою досягнення бажаного економічного, технічного, технологічного чи організаційного результату. Під проектом розуміють комплекс науково-дослідних, проектно-конструкторських, соціально-економічних, організаційно-господарських та інших заходів, що забезпечені необхідними ресурсами, для досягнення відповідних цілей за певний період.
Управління проектами – це процес управління командою, ресурсами проекту за допомогою спеціальних методів та прийомів з метою успішного досягнення поставленої мети.
Основними принципами управління проектами є: ціленаправленість, системність, комплексність, забезпеченість, пріоритетність, економічна безпека заходів, що плануються.
Життєвий цикл проекту – це час від моменту його задуму до моменту повної реалізації. Моментом задуму в даному випадку вважається презентація ідеї проекту керівництву ГО “Обʼєднання Толока”. Моментом повної реалізації відповідно – підписання Акту виконаних робіт та/або наданих послуг по проекту та підготовка та прийняття звітної документації донорами, партнерами та/або керівництвом ГО “Обʼєднання Толока”.
Основними функціями проектного менеджменту, які спрямовані на управління цілями є: презентація ідеї, підготовка проектної документації, управління: ресурсами, обсягом робіт або/та надання послуг, якістю, витратами, часом, підготовка звітної документації по проекту.
Додатковими функціями, які спрямовані на управління певними об’єктами є: управління персоналом або людськими ресурсами, управління комунікаціями або інформаційними зв’язками, управління контрактами та забезпеченням проекту, управління ризиками, управління проектною інтеграцією.
• управління персоналом або людськими ресурсами. В проекті виникає коло обов’язків, пов’язаних з підбором кадрів, розподілом обов’язків, організацією ефективної роботи команди, плануванням і контролем її роботи. Тому дана функція включає спрямування і координацію діяльності осіб, залучених до проекту;
• управління комунікаціями або інформаційними зв’язками передбачає накопичення інформації, якою обмінюються члени проектної команди, керівництво і яка сприяє успішному завершенню проекту;
• управління контрактами та забезпеченням проекту – передбачає проведення відбору, переговорів та підписання замовлень, контроль за постачанням матеріально-технічних ресурсів, забезпечення цільового використання коштів проекту.
Команда проекту — це специфічна організаційна структура, яку очолює керівник проекту. Вона створюється на період здійснення проекту і завданням стосовно здійснення функцій управління проектом. Склад команди залежить від характеристик проекту, а саме від його масштабу, складності.
Проектні матеріали — це сукупність документів, що містять опис і обґрунтування проекту. Учасниками управління проектами є керівник та учасники проекту, які зобов’язані виконати деякі дії, передбачені проектом, та інтереси яких будуть задіяні при реалізації проекту.
План проекту — собою перелік робіт із зазначенням термінів, виконавців, результатів, які ведуть до отримання комплексу показників, що намічені планом проекту.
Основними принципами управління проектами є:
• ціленаправленість, що виражається в цільовій орієнтації проекту на забезпечення кінцевих цілей проекту та відповідність пріоритетам ГО “Обʼєднання Толока”;
• прозорість та підзвітність, що виражається у своєчасному інформуванні керівництва ГО “Обʼєднання Толока” про хід виконання та реалізації проекту в т. ч. за запитом керівництва ГО “Обʼєднання Толока”. Прозорість передбачає можливість проведення моніторингу ходу виконання проекту та звітності по проекту.
2. Функції управління проектами:
• презентація ідеї проекту;
• планування проектної діяльності, у тому числі заповнення Аплікаційної форми донорів з наступним виправлення із врахуванням отриманих зауважень від керівництва ГО “Обʼєднання Толока”, партнерів та донорів;
• організацію роботи за проектом;
• координацію й регулювання процесів розробки і реалізації проекту;
• активізацію і стимулювання досягнення мети проекту діяльності команди;
• облік, контроль і аналіз ходу розробки і реалізації проекту;
• склад функцій та повноважень керівника проекту визначається даним Положенням;
• керівник та команда проекту виконують завдання проекту;
• здійснюють координацію робіт протягом всього циклу проекту до досягнення поставлених цілей та результатів при дотриманні встановлених термінів, бюджету та якості.
3. Функції керівника проекту
Керівник проекту виконує наступні функції:
• планування, контроль та координацію робіт всіх учасників проекту;
• безпосередня участь у розробці проекту;
• здійснення правової експертизи проекту;
• інформування про необхідність вжиття заходів для внесення змін стосовно виконання умов реалізації проекту (в разі їх необхідності);
• готує проекти розпорядчих або інших документів щодо виконання умов реалізації проекту;
• погоджує (візує) проекти договорів, спрямованих на виконання договірних зобов’язань, забезпечує захист майнових прав і законних інтересів ГО “Обʼєднання Толока”;
• аналізує матеріали, що надійшли протягом реалізації проекту;
• проводить роботу, пов’язану із підвищенням рівня інформування працівників та учасників проекту;
• інформує про внесення змін та доповнень до проекту, проводить консультації щодо виконання умов стосовно реалізації проекту;
• сприяє своєчасному вжиттю заходів до усунення порушень;
• адмініструє базу проектної документації;
• забезпечує формування, публікацію та підтримку в актуальному стані матеріалів, які відносяться до компетенції щодо реалізації виконання умов проекту, на внутрішньому порталі і зовнішньому сайті;
• аналізує і прогнозує процеси щодо реалізації проекту;
• інформує членів ГО “Обʼєднання Толока” про поточну діяльність в рамках проекту в режимі «реального часу» за допомогою інформаційних ресурсів ГО “Обʼєднання Толока” за погодженням з керівництвом ГО “Обʼєднання Толока”;
• розробляє пропозиції щодо заходів, спрямованих на взаємодію з організаціями зацікавленими в участі в проекті;
• аналізує та прогнозує розвиток проекту, узагальнює найбільш актуальні процеси;
• забезпечує функціонування системи постійного моніторингу;
• надає та реалізує пропозиції по залученню додаткових ресурсів, шляхом участі в грантових програмах міжнародних організацій та фондів;
• надає консультації і роз’яснення з питань стосовно проекту.
4. Облік, контроль розробки і реалізації проекту.
• В разі необхідності відбувається відкриття окремого рахунку під окремий проект .
• Відповідальна особа (керівник проекту) здійснює розподіл грошових коштів, залучених на реалізацію проекту. Фінансовий контроль щодо цільового використання коштів ГО “Обʼєднання Толока” здійснюється згідно вимог щодо неприбуткових організацій.
• Розрахунки або інвестиції до проекту попередньо узгоджуються з керівництвом ГО “Обʼєднання Толока” та поділяються на весь період виконання умов стосовно реалізації проекту згідно графіку реалізації проекту.
• Протягом усього часу виконання робіт та/або надання послуг за договором (здійснення робіт, реалізації проекту) відповідальна особа контролює виконання умов передбачених договором, готує поточні довідки щодо стану робіт за договорами та їх фінансового забезпечення і подає голові ГО “Обʼєднання Толока” звітну документацію, стосовно грошових коштів, які витрачені згідно угоди (договору) в рамках проекту.
5. Супровід виконання робіт за договором здійснюється на всіх етапах керівником проекту:
• здійснює організаційний та методичний супровід виконання робіт:
• протягом усього часу виконання робіт за договором здійснює контроль за термінами та якістю робіт шляхом проведення перевірок їх відповідності вимогами, переліку обов’язкових етапів робіт, а також за термінами подання звітних матеріалів;
• організує приймання кожного етапу роботи, передбаченого календарним планом виконання робіт за договором. За необхідності готує поточні довідки щодо стану робіт за договорами та їх фінансування.
• готує пропозиції та висновки щодо впровадження результатів роботи та доцільності її, та є відповідальним за звітну документацію по проекту
6. Вимоги до документації щодо прийняття виконаних робіт та/або наданих послуг.
6.1 Звітні матеріали мають містити вичерпну інформацію про виконання проекту та бути представлені в окремій папці. Акти здачі-приймання, інші звітні документи – у двох примірниках. Один примірник звіту після затвердження передається Виконавцю, другий – зберігається згідно умов проекту.
6.2 Звіт і документація подаються у друкованому вигляді і цифровій формі. Усі документи оформлюються державною мовою та іншими мовами згідно вимог проекту.
6.3 Проміжні звітні документи за проектом розглядаються головою ГО “Обʼєднання Толока” та фінансовим фахівцем.
7. Здавання-приймання результатів завершених робіт та/або наданих послуг та їх впровадження.
7.1 Договір вважається закритим від дня затвердження акту приймання результатів робіт та/або наданих послуг та після виконання фінансових зобов’язань та надання Виконавцем звітних фінансових документів та змістовного Звіту по проекту.
7.2 Голова ГО “Обʼєднання Толока” проводить моніторинг реалізації впровадження проекту.